Cómo emitir una factura paso a paso

Si recientemente te has dado de alta como autónomo o has creado tu nueva sociedad limitada, seguramente te estés preguntando cómo tienes que emitir las facturas a tus clientes.

Pero…¿cómo se hace una factura? ¿Tengo que incluir el IVA? ¿Y la retención del IRPF?

Cuando empezamos a emitir las primeras facturas para nuestra nueva empresa parece un proceso algo tedioso, pero en cuanto nos acostumbramos, se convierte en una tarea sencilla y cotidiana. Además cuantas más facturas hagamos, mucho mejor. 🙂

Te avanzamos que no importa como hagas las facturas: en Word, Excel, a mano o en un programa de facturación. Pero recuerda que seguramente tendrás que facturar a diario, cuando más sencillo realicemos el proceso mucho mejor.

Desde Gestoría Moratilla queremos darte una serie de consejos para que hacer las facturas de tu nueva empresa sea una tarea sencilla.

¿Cuándo se debe hacer una factura?

Según el Reglamento de Facturación aprobado el 1 de enero de 2013 en el Real Decreto 1619/2012, se deducen cuáles son los requisitos para la correcta emisión de las facturas:

• Como empresarios o autónomos, cada vez que realizamos una venta o prestamos un servicio nos encontramos en la obligación de emitir y conservar la factura en la que indicamos los detalles de la operación y el IVA generado.
• Debemos emitir factura toda vez que el destinatario sea un autónomo o empresario que actúe como tal y cuando tu cliente la reclame para el ejercicio de cualquier derecho tributario.
• En las ventas o transmisión de bienes, inmuebles y activos fijos.
• Las operaciones entre particulares están exentas de emitir factura.

Existen algunos regímenes especiales del IVA en los que podrías estar exento de emitir factura como:

• Operaciones exentas de IVA
• Operaciones entre empresarios o autónomos en el régimen especial del recargo de equivalencia.
• Operaciones realizadas por autónomos o empresarios en régimen simplificado del IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.
• Operaciones realizadas por empresarios o autónomos en régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

¿Qué datos debemos incluir en una factura?

Para  que una factura sea dada por válida por Hacienda, debe contener todos los datos que te enumeramos a continuación:

1)Datos del fiscales del emisor de la factura

Nombres y apellidos del emisor, domicilio y NIF o CIF. También puedes añadir un teléfono de contacto o un email si lo prefieres.

2) Numeración de las facturas

La numeración de las facturas debe ser correlativa. Deben de ir ordenados desde el 1 (primera factura del ejercicio fiscal) en adelante durante ese ejercicio fiscal. En caso de ser necesario (por ejemplo, varios establecimientos que operen bajo el mismo cif) la facturación deberá diferenciarse por un número de serie.

3) Fecha de expedición de las facturas

Debemos de incluir el día de emisión de la factura. Es importante que sean correlativas con el número de la factura. Si se diese el caso de que la fecha de emisión fuese diferente a la de realización del trabajo, deberá incluirse ésta también.

4) Datos del remitente de la factura

Nombre y apellidos, dirección y NIF o CIF del destinatario de las operaciones o receptor de la factura. Puedes añadir otros datos en caso de que te parezca necesario, por ejemplo el teléfono, correo…

5) Descripción de las operaciones

Debemos detallar todos los datos necesarios para la fijación de la base imponible del impuesto, es decir, el importe total de la contraprestación, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

6) Base imponible de la factura

Se trata de la cuantía de la factura antes de impuestos (IRPF e IVA si son necesarios).

7) Tipo de impuesto y retención en el IRPF

El tipo impositivo del IVA y del recargo de equivalencia si procede, así como el porcentaje de retención en el IRPF igualmente si es que procede, como ocurre con los profesionales.

8)Importe total a pagar.

Importe total: suma de la base imponible – IRPF + IVA si se han incluido ambos elementos.

9)Método de pago

Se trata del medio por el que vas a recibir el cobro de la factura en cuestión (lo más común es a través de la cuenta bancaria).

¿Cuál es el plazo legal para remitir una factura?

Las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos en el momento de realizarse la operación.

No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal deberán expedirse dentro del plazo de un mes contado a partir del citado momento.

En todo caso, las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.

¿Tienes alguna duda sobre cómo elaborar una factura?

En sucesivos artículos escribiremos sobre los diferentes tipos de facturas, factura proforma, factura simplificada… No obstante, si tienes alguna duda relacionada con la emisión de las facturas no dudes en ponerte en contacto con nosotros, estaremos encantados de ayudarte en todo lo posible.

Recordamos que desde nuestra Gestoría Integral de Empresas en Madrid podemos ayudaros en la gestión y asesoramiento de vuestras empresas. Estamos totalmente convencidos de que una buena gestión mejorará de forma óptima las diferentes áreas de tu negocio, minificando los riesgos y optimizando el tiempo y los recursos de la empresa.

¡Hasta pronto!